-
- Tips Akhir Tahun Untuk Pengelolaan Dokumen
Kami mengucapkan Selamat Hari Natal dan Tahun Baru bagi Anda semua.
Seperti yang Anda ketahui, tahun keuangan Indonesia akan segera berakhir, dan
saat ini merupakan saat yang sangat sibuk dalam semua kegiatan usaha dan juga
dalam proses pengelolaan semua dokumen usaha. Kami mengambil kesempatan ini
untuk memberikan beberapa masukan dalam hal penyimpanan dokumen yang efektif:
-
Tinjau kembali kebijakan penyimpanan Anda.
Undang-Undang Dokumen
Perusahaan No. 8 1997 adalah Undang-Undang yang paling sering
dijadikan rujukan di dalam hukum Indonesia dalam hal penyimpanan dokumen.
Undang-Undang ini memungkinkan kantor pajak Indonesia untuk melakukan audit
pengembalian pajak perusahaan. Hukum ini hanya berlaku untuk dokumen-dokumen
yang mendukung pengembalian pajak penghasilan Anda, namun suatu organisasi
menghasilkan berbagai jenis dokumen yang lain yang mungkin jangka waktunya
lebih pendek dan menghemat biaya penyimpanan Anda.
-
Tinjau kembali penyimpanan dokumen Anda yang telah mencapai
akhir kurun waktu masa penyimpanan, dan membuat susunan rencana untuk
menghancurkan dokumen-dokumen tersebut. Untuk dokumen-dokumen komersial
kebanyakan mempunyai kurun waktu 10 tahun setelah tanggal 31 Desember
setelah dokumen-dokumen itu dibuat. Penghancuran dokumen yang tepat waktu
akan menghemat biaya penyimpanan Anda, dan dengan menaati kebijakan
penyimpanan maka akan menghindari Anda dari perkara hukum.
-
Pastikan bahwa Anda memiliki cukup persediaan
Kotak Penyimpanan ditempat
Anda yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen baru Anda. Anda
tidak perlu menjadi klien LAT untuk membeli kotak-kotak penyimpanan ini, dan
biaya pembelian kotak-kotak penyimpanan ini jauh lebih murah dibanding jika
Anda membeli lemari atau rak penyimpanan.
-
Ketika Anda melakukan proses penyimpanan dokumen, simpanlah
dokumen dengan jenis dan kurun waktu keuangan yang sama di dalam satu kotak.
Catatlah tanggal penghancuran dan juga
barcode atau nomor rujukan yang unik di luar kotak penyimpanan Anda.
berhati-hatilah untuk menghindari nomor rujukan yang sama yang dapat membuat
masalah yang berarti pada saat memerlukan dokumen-dokumen Anda.
-
Buatlah daftar isi dari setiap kotak penyimpanan dan
simpanlah daftar isi tersebut di lokasi pusat. Cobalah untuk menyimpan
informasi ini dengan cara yang konsisten, karena jika tidak, hal ini akan
menyulitkan Anda dalam menemukan dokumen Anda di masa yang akan datang. Anda
dapat menggunakan
MYOF software untuk tujuan ini.
-
Buatlah duplikat tahunan untuk data perusahaan Anda ke dalam
bentuk pita rekaman, dan kirimlah pita perekam tersebut ke
penyimpanan diluar. Dengan melakukan ini, Anda akan
memperoleh garis besar usaha pada akhir tahun dan juga membantu Anda dalam
hal kelangsungan usaha Anda jika terjadi musibah.
LAT adalah sebuah perusahaan
penyimpanan dokumen pribadi Anda dan telah berdiri di Indonesia sejak tahun 1985.
LAT menjalankan usaha di
enam lokasi di Indonesia dan tiga lokasi di Filipina dalam
hal menyimpan jutaan
dokumen dan
pita rekaman data bagi berbagai bidang usaha
klien. Semua
fasilitas terjamin dalam hal keamanan karena fasilitas LAT
dibangun di luar daerah yang rentan banjir dan memiliki keunggulan dalam hal
perlindungan kebakaran.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai hal-hal yang berhubungan dengan
pengelolaan dokumen, Harap
hubungi kami:
Lane
Archive Technologies – Indonesia
P.O.
Box 7600, JKS CCE, Jakarta 12560
Ph:
+62 21 756 1882
Fx:
+62 21 756 1883
www.lat-indonesia.com
