INDONESIA 

RSWeb Login

1. Apakah perbedaan antara layanan yang ditawarkan oleh LAT dengan perusahaan langganan saya saat ini?

2. Berapa lamakah waktu penyimpanan dokumen yang sesuai dengan hukum penyimpanan di Indonesia?

3. Apakah Anda mengasuransikan rekaman data-data dan dokumen-dokumen saya? Apa yang terjadi jika salah satu data atau dokumen hilang atau musnah?

4. Apakah dokumen-dokumen saya aman dari pencurian? Apakah staf Anda melihat dokumen yang ada di dalam kotak-kotak penyimpanan? Bagaimana Anda dapat yakin bahwa dokumen-dokumen tersebut aman di tempat penyimpanan?

5. Apakah dokumen-dokumen Saya terlindungi dari kebakaran di fasilitas Anda?

6. Dapatkah Saya mengakses dokumen-dokumen Saya pada hari Sabtu, Minggu, atau pada hari-hari libur nasional?

7. Dokumen-dokumen Saya disimpan disetiap departemen ditempat Saya bekerja, dan sampai saat ini semuanya berjalan dengan baik-baik saja. Mengapa kami membutuhkan layanan penyimpanan dan indeks dari perusahaan Anda?

8. Kami memiliki tempat penyimpanan di dalam perusahaan kami, banyak tempat dan ruang. Mengapa kami harus menggunakan ruangan di perusahaan Anda sementara kami memiliki tempat kami sendiri?

9. Mengapa situs web Anda tidak memuat perincian mengenai para pelanggan Anda sehingga saya tidak memiliki beberapa rujukan?

10. Saya menyimpan dokumen-dokumen saya di dalam kotak karton Gudang Garam. Saya tidak mau mengeluarkan banyak uang untuk mengganti kotak karton tersebut hanya karena kotak tersebut tidak memenuhi syarat di fasilitas Anda. Apakah perbedaannya, semua kotak karton sama saja, bukan?

11. Bagaimana cara Anda memasukkan data-data dokumen saya ke dalam katalog, padahal Anda tidak tahu informasi mana yang saya butuhkan?

12. Bagaimana caranya agar saya dapat mengambil dokumen-dokumen saya ketika saya membutuhkan?

13. Berapa lamakah waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan kembali dokumen-dokumen saya?

14. Saya sudah menggunakan layanan penyimpanan perusahaan lain. Apakah saya harus mengepak ulang semua dokumen saya ke dalam kotak-kotak penyimpanan LAT sebelum menempatkan dokumen-dokumen tersebut di dalam penyimpanan?

15. Apakah saya perlu mengganti sistem penomoran kotak-kotak penyimpanan dan dokumen-dokumen saya yang sekarang?

16. Apakah Anda menjual kotak-kotak penyimpanan? Jika ya, dalam ukuran apa saja?

17. Apakah Anda menyediakan layanan alih media atau pemindaian?

18. Jam berapakah jadwal pengoperasian Anda?

19. Apakah Anda menawarkan layanan pemusnahan dokumen dan apakah Anda akan memusnahkan dokumen secara otomatis dengan menggunakan jadwal pemusnahan?

20. Berapa jumlah kotak-kotak penyimpanan yang dapat Anda ambil dalam sekali pengambilan?

21. Apakah Anda memiliki fasilitas pengendalian suhu ruangan penyimpanan?

22. Apakah Anda akan memberikan dokumen-dokumen saya pada siapapun yang bekerja di perusahaan saya?

23. Jika saya mengambil sebuah kotak penyimpanan dan tidak bermaksud untuk mengembalikannya, apakah saya harus memberitahukan Anda terlebih dahulu?

24. Apakah Anda memiliki batas waktu untuk melayani permintaan?

25. Bagaimanakah cara menyampaikan permintaan layanan pengantaran?

26. Bagaimana prosedur dalam menyiapkan kotak-kotak penyimpanan dokumen?

27. Dapatkah saya mengunjungi fasilitas Anda untuk melihat dokumen-dokumen saya?

Pertanyaan-pertanyaan yang Sering Diajukan dan Jawaban-jawabannya

Apakah perbedaan antara layanan yang ditawarkan oleh LAT dengan perusahaan langganan saya saat ini?

LAT memusatkan perhatiannya pada kualitas layanan, dan melalui penggunaan teknologi, para pelanggan dapat menguji sendiri kualitas tersebut. Setiap bulan kami akan menunjukkan pada Anda jika kami telah mengirimkan dokumen tepat pada waktunya, dan kami juga akan mengingatkan tentang beberapa aspek penyimpanan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan. Kami menawarkan perangkat lunak MYOF untuk membantu Anda dalam menyusun daftar dokumen Anda secara konsisten dan mengelola dokumen-dokumen meskipun dokumen-dokumen tersebut masih berada di tempat Anda. Kami memberikan akses kepada Anda melalui jaringan Internet agar setiap waktu Anda dapat melihat kondisi penyimpanan data yang Anda miliki.

Berapa lamakah waktu penyimpanan dokumen yang sesuai dengan hukum penyimpanan di Indonesia?

Hukum utama di Indonesia yang mempengaruhi penyimpanan adalah "Undang-Undang Dokumen Perusahaan No.8 Tahun 1997". Undang-Undang ini memberikan perincian bahwa pemasukan yang dapat ditarik pajak dalam sebuah organisasi dapat diaudit setiap saat selama 10 tahun setelah pengajuan. Oleh karena itu, banyak organisasi yang menerapkan minimal 10 tahun masa penyimpanan dokumen-dokumen keuangan. Tetapi masih banyak hukum-hukum lainnya yang mempengaruhi penyimpanan. Jadi, hal ini bukan hanya mengenai penyimpanandokumen selama 10 tahun. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengembangkan sebuah kebijakan penyimpanan, silahkan hubungi kami.

Apakah Anda mengasuransikan rekaman data-data dan dokumen-dokumen saya? Apa yang terjadi jika salah satu data atau dokumen hilang atau musnah?

Ya, Kami mengasuransikan rekaman data-data atau dokumen-dokumen Anda, tetapi jumlah perlindungan yang diberikan terbatas pada nilai komoditas obyek yang disimpan. Kami tidak dapat menentukan nilai informasi yang disimpan dalam media-media tersebut. Ketika Anda menandatangani kontrak dengan kami, Anda akan diberikan kesempatan untuk menyatakan nilai asuransi yang lebih tinggi. Perlindungan jumlah dasar terhadap penyimpanan dikenakan kepada kami, tetapi biaya perlindungan tambahan dikenakan kepada Anda. Anda akan menerima sebuah sertifikat dari perusahaan asuransi yang menyatakan bahwa Anda diasuransikan. LAT memiliki sistem yang dapat mencegah kehilangan obyek dalam pelaksanaan dan LAT juga menerapkan standar internasional tertinggi untuk melindungi fasilitas yang ada dari kebakaran dan resiko-resiko lainnya, sehingga sampai saat ini kami tidak pernah diminta untuk membayar klaim. Meskipun demikian, kebijakan kami adalah membayar klaim dan menyediakan sertifikasi yang menjelaskan kehilangan/kerusakan obyek untuk meringankan beban Anda.

Apakah dokumen-dokumen saya aman dari pencurian? Apakah staf Anda melihat dokumen yang ada di dalam kotak-kotak penyimpanan? Bagaimana Anda dapat yakin bahwa dokumen-dokumen tersebut aman di tempat penyimpanan?

Menempatkan dokumen di tempat-tempat di luar lokasi kerja adalah cara terbaik untuk mengamankan dokumen-dokumen tersebut. Dengan sistem penyimpanan acak, penanda barcode tak bernama, control akses, satpam 24 jam dan kamera pengawas menjamin keamanan di bandingkan dengan alternatif-alternatif lainnya. Kami memiliki kebijakan dan melarang para staf untuk membuka kotak-kotak penyimpanan kecuali Anda memberikan ijin pada kami. Sebagai jaminan tambahan, kami menawarkan pilihan segel keamanan bernomor yang akan menunjukkan apabila ada yang mengutak-atik dokumen-dokumen Anda.

Apakah dokumen-dokumen Saya terlindungi dari kebakaran di fasilitas Anda?

Kami memperhatikan tentang adanya resiko kebakaran dengan sangat serius. Fasilitas kami memiliki keunggulan dalam perlindungan terhadap kebakaran yang melebihi standar yang terdapat di Indonesia. Keunggulan yang utama adalah sistem alat penyiram yang terdapat di seluruh gedung. Rak-rak penyimpanan yang kami miliki memenuhi standar panel rak terbuka NFPA 13/232 yang tercantum dalam peraturan international mengenai perlindungan terhadap kebakaran. Kami memiliki sistem pendeteksi asap dan pendeteksi panas untuk mendeteksi sumber kebakaran pada tahap awal, dan panel tanda bahaya yang terhubung dengan departemen pemadam kebakaran. Kami memiliki dua ruang brankas terpisah untuk penyimpanan rekaman-rekaman data dan data-data yang sangat penting, dimana kedua ruang brankas tersebut dibangun dengan memiliki daya tahan terhadap kebakaran selama 4 jam. Kami juga memiliki standar minimum dalam perlindungan terhadap kebakaran dalam fasilitas penyimpanan, seperti kebijakan tidak boleh merokok, alat pemadaman kebakaran, dan kran kebakaran, dan yang terpenting, kami memiliki sistem gagal-aman yang telah melalui tes empiris dan terbukti paling efektif dalam menangani kebakaran di tahap awal.

Dapatkah Saya mengakses dokumen-dokumen Saya pada hari Sabtu, Minggu, atau pada hari-hari libur nasional?

Jam kerja normal kami adalah Senin-Jumat, jam 8 pagi sampai dengan jam 5 sore. Jika Anda ingin mengakses dokumen-dokumen Anda diluar jam kerja kami, harap hubungi kantor kami untuk mengatur pertemuan dengan kami. Para staf kami siap  melayani Anda setiap saat, jadi kami dapat memenuhi kebutuhan Anda pada saat-saat darurat. Permintaan akses di luar layanan yang telah disetujui akan dikenakan tarif yang berbeda.

Dokumen-dokumen Saya disimpan disetiap departemen ditempat Saya bekerja, dan sampai saat ini semuanya berjalan dengan baik-baik saja. Mengapa kami membutuhkan layanan penyimpanan dan indeks dari perusahaan Anda?

Setiap departemen membuat indeks yang berbeda dengan departemen lainnya dan kualitas pembuatan indeks berbeda satu dengan yang lainnya. Pembuatan indeks diperusahaan kami dan penempatan dokumen-dokumen Anda diluar lokasi perusahaan Anda akan menghasilkan integritas data dan konsistensi - karena staf kami membuat indeks dengan cara yang sama setiap saat. Artinya audit terhadap dokumen-dokumen Anda akan menunjukkan kualitas penyimpanan dokumen Anda.

Kami memiliki tempat penyimpanan di dalam perusahaan kami, banyak tempat dan ruang. Mengapa kami harus menggunakan ruangan di perusahaan Anda sementara kami memiliki tempat kami sendiri?

Undang-undang dan standar international mengenai penyimpanan dokumen tidak hanya melibatkan faktor ruang. Anda membutuhkan pembuatan rak, pengendalian lingkungan, penyimpanan, perlindungan terhadap kebakaran dan sistem keamanan 24 jam, untuk menjamin keamanan dan kelayakan penyimpanan dokumen-dokumen Anda. Anda membutuhkan sebuah sistem dan proses penyimpanan supaya Anda dapat dengan mudah mengetahui lokasi penyimpanan.

Mengapa situs web Anda tidak memuat perincian mengenai para pelanggan Anda sehingga saya tidak memiliki beberapa rujukan?

Kami melindungi kerahasiaan para pelanggan kami setiap saat. Dengan senang hati kami dapat menyediakan beberapa rujukan jika Anda mengajukan permohonan, namun kami tidak akan memuat informasi tersebut di tempat umum, seperti situs web kami karena kami ingin melindungi privasi pelanggan kami.

Saya menyimpan dokumen-dokumen saya di dalam kotak karton Gudang Garam. Saya tidak mau mengeluarkan banyak uang untuk mengganti kotak karton tersebut hanya karena kotak tersebut tidak memenuhi syarat di fasilitas Anda. Apakah perbedaannya, semua kotak karton sama saja, bukan?

Kotak Gudang Garam tidak dirancang untuk kondisi tempat penyimpanan dokumen. kotak karton tersebut tidak dapat menahan berat dari kotak-kotak karton lainnya dan tidak dapat menahan beban aktifitas kotak karton pada umumnya. Kotak karton yang digunakan di LAT memiliki daya tahan selama 10 tahun dan dirancang untuk menahan beban dokumen sebanyak 16 kilogram. Kotak-kotak karton tersebut tidak akan mengkerut, melengkung, jebol ataupun rusak seperti kotak karton Gudang Garam. Kotak-kotak karton di tempat kami memiliki lubang pegangan yang dapat memudahkan staf Anda dan staf kami untuk membawa dokumen-dokumen tersebut. Kami menyarankan agar Anda tidak menggunakan kotak karton yang tidak sesuai dengan standar demi terjaminnya keamanan dokumen-dokumen Anda dan ketahanan kotak karton yang Anda gunakan.

Bagaimana cara Anda memasukkan data-data dokumen saya ke dalam katalog, padahal Anda tidak tahu informasi mana yang saya butuhkan?

Para staf indeks di perusahaan kami adalah orang-orang yang ahli dalam pemilahan dokumen dan memasukkan data-data dokumen berbagai industri. Setiap pasar memiliki kebutuhan-kebutuhan yang berbeda dan tim yang memasukkan data dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Sebelum perpindahan data Anda ke LAT, kami akan mendiskusikan dengan Anda mengenai proses pengambilan data dan memberitahukan para staf Pembuat Daftar Indeks untuk mengikuti proses tersebut. Kami dapat mengambil data alpanumerik apapun untuk dokumen-dokumen dan kotak-kotak penyimpanan milik Anda, dan kami memiliki kapasitas untuk menyimpan deskripsi tersebut di dalam sistem kami.

Bagaimana caranya agar saya dapat mengambil dokumen-dokumen saya ketika saya membutuhkan?

Anda dapat melakukan pemesanan dengan menggunakan sistem pemesanan melalui jaringan internet, atau melalui faksimili atau surat elektronik (email). Kami akan mengirimkan nomor konfirmasi dan nomor surat perintah kerja jika Anda melakukan pemesanan melalui surat elektronik dan jika menggunakan website kami, Anda dapat menelusuri perincian dokumen-dokumen Anda kapanpun setiap hari. Kami juga menawarkan layanan darurat dalam waktu 3 jam dan layanan prioritas dalam waktu 5 jam di semua lokasi untuk pengambilan yang sangat mendesak.

Berapa lamakah waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan kembali dokumen-dokumen saya?

Hal ini tergantung pada berbagai faktor. Di sebagian besar lokasi, kami dapat menyediakan layanan pengambilan setidaknya dalam waktu 3 jam. Di lokasi-lokasi diluar kota, pengantaran mungkin akan memakan waktu lebih lama. Silahkan tanyakan dengan cabang terdekat untuk informasi mengenai waktu layanan.

Saya sudah menggunakan layanan penyimpanan perusahaan lain. Apakah saya harus mengepak ulang semua dokumen saya ke dalam kotak-kotak penyimpanan LAT sebelum menempatkan dokumen-dokumen tersebut di dalam penyimpanan?

Tidak, Anda tidak perlu mengepak ulang dokumen-dokumen Anda, karena hal tersebut bukan kaharusan di LAT. Kami menerima kotak-kotak penyimpanan dari perusahaan lain selama kotak-kotak penyimpanan tersebut memiliki ukuran standar, dan tidak dalam kondisi rusak. Jika kotak-kotak penyimpanan tersebut berada dalam kondisi tidak baik, kotak-kotak tersebut harus dikemas ulang. sebelumnya, kami menyarankan Anda untuk melakukan pengemasan ulang jika kotak-kotak penyimpanan Anda berada dalam kondisi tidak baik. Dalam pengemasan ulang, kami tetap menggunakan barcode yang sama, jadi Anda tidak perlu kuatir untuk memperbaharui catatan dokumen Anda dengan nomor barcode yang baru.

Apakah saya perlu mengganti sistem penomoran kotak-kotak penyimpanan dan dokumen-dokumen saya yang sekarang?

Sistem kami mengharuskan penomoran barcode LAT pada semua barang, tapi kami dapat menggunakan sistem penomoran Anda yang sekarang sebagai alternatif rujukan. Hal ini memperbolehkan Anda untuk mengambil dokumen Anda dengan mengutip barcode LAT Anda atau menggunakan nomor unik yang Anda pilih sendiri. Jika Anda memindahkan penyimpanan data Anda dari perusahaan lain ke LAT, kami dapat mempertahankan nomor barcode yang sebelumnya sebagai kode alternatif juga.

Apakah Anda menjual kotak-kotak penyimpanan? Jika ya, dalam ukuran apa saja?

Ya, kami memiliki persediaan dan menjual kotak-kotak penyimpanan dalam ukuran standar penyimpanan arsip dokumen. Perincian mengenai ukuran dan tipe kotak-kotak penyimpanan tersedia di dalam website kami. Kami juga dapat membantu Anda dalam pengemasan dan indeks untuk penyimpanan dokumen-dokumen Anda.

Apakah Anda menyediakan layanan  alih media atau pemindaian?

Ya, jika Anda membutuhkannya, kami melayani jasa alih media atau memindai dokumen-dokumen Anda sementara dokumen-dokumen Anda tersimpan di lokasi-lokasi penyimpanan kami. Kami juga dapat mengambil dokumen-dokumen Anda untuk melakukan pemindaian, lalu mengembalikan dokumen-dokumen Anda dan setelah itu memusnahkannya atau menyimpannya di lokasi-lokasi penyimpanan. 

Jam berapakah jadwal pengoperasian Anda?

Standar jam kerja kami adalah hari Senin sampai dengan Jumat, dari jam 8 pagi sampai dengan jam 5 sore. Layanan dapat dilakukan diluar jam kerja tersebut, tetapi harus dijadwalkan terlebih dahulu dan dikenakan biaya tambahan.

Apakah Anda menawarkan layanan pemusnahan dokumen dan apakah Anda akan memusnahkan dokumen secara otomatis dengan menggunakan jadwal pemusnahan?

Ya, kami menawarkan layanan pemusnahan atau penghancuran dokumen tapi proses pemusnahan tersebut harus disertai persetujuan tertulis dari pelanggan. Setiap bulan kami akan mengirimkan sebuah laporan yang memperinci dokumen-dokumen yang dijadwalkan untuk pemusnahan.

Berapa jumlah kotak-kotak penyimpanan yang dapat Anda ambil dalam sekali pengambilan?

Sebanyak yang Anda inginkan! Kami hanya membutuhkan perkiraan jumlah dokumen yang akurat sehingga kami dapat menjadwalkan jumlah pekerja yang sesuai dan ukuran kendaraan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Apakah Anda memiliki fasilitas pengendalian suhu ruangan penyimpanan?

Ya, kami memiliki ruang penyimpanan dengan suhu yang terkendali dan para pelanggan dapat memeriksa kondisi lingkungan penyimpanan setiap saat melalui website.

Apakah Anda akan memberikan dokumen-dokumen saya pada siapapun yang bekerja di perusahaan saya?

Tidak, Siapa pun yang meminta dokumen atau layanan atas nama perusahaan Anda harus berada dalam daftar orang-orang yang diberi hak atau ijin. Hanya kontak tertentu yang dapat menambah daftar nama orang-orang yang diberikan hak atau ijin.

Jika saya mengambil sebuah kotak penyimpanan dan tidak bermaksud untuk mengembalikannya, apakah saya harus memberitahukan Anda terlebih dahulu?

Ya, jika Anda tidak memberitahukannya pada kami, maka Anda akan tetap dikenakan biaya penyimpanan, karena kami harus menyimpan rak tersebut untuk pengembalian dokumen Anda di masa yang akan datang. Identitas barcode kotak penyimpanan harus dihapus secara permanen dari sistem penyimpanan kami agar dapat memberikan ruang bagi kotak-kotak penyimpanan lainnya.

Apakah Anda memiliki batas waktu untuk melayani permintaan?

Ya, permintaan darurat (3 jam) harus disampaikan paling lambat jam 3 sore sehingga dokumen Anda dapat diantarkan jam 6 sore. Permintaan prioritas disampaikan jam 10 pagi dan akan dikirimkan jam 5 sore. Permintaan rutin yang dilakukan sampai jam 3 sore dan pengantaran akan dilakukan pada hari berikutnya.

Bagaimanakah cara menyampaikan permintaan layanan pengantaran?

Semua permintaan dapat disampaikan dalam format apapun juga yang sesuai dengan keinginan Anda. Permintaan dapat disampaikan melalui Faksimili, surat elektronik (email), surat antar biasa, atau melalui RSWeb.

Bagaimana prosedur dalam menyiapkan kotak-kotak penyimpanan dokumen?

Kotak-kotak penyimpanan tersebut harus selalu diberikan nomor barcode dan dilengkapi indeks, atau meminta LAT untuk membuatkan indeks. LAT dapat membantu Anda dalam persiapan ini. Barcode biasanya akan disediakan ketika Anda membeli kotak-kotak penyimpanan dari kami.

Dapatkah saya mengunjungi fasilitas Anda untuk melihat dokumen-dokumen saya?

Ya, kami menyediakan ruang yang nyaman dan lengkap untuk melihat dokumen-dokumen Anda.